Dokumentenlayout
Basislayout
Das Basislayout dient als Grundlage für alle Dokumente. An dieser Stelle werden alle Einstellungen hinterlegt, um eine formschöne und inhaltlich richtige Rechnung zu erstellen.
Anpassen des Layouts
Wenn Sie das Aussehen der Dokumente ändern möchten, klicken Sie auf den Button “Einstellungen” in der linken Seitenleiste. Hier wählen Sie den dritten Reiter mit dem Namen “Layouteinstellungen”. Wenn Sie das Layout für alle Dokumentarten (Rechnungen, Lieferscheine, Angebote und Mahnungen) gestalten wollen, ändern Sie nur das Basislayout.
Zusätzlich zum Basislayout gibt es noch für jeden Dokumenttyp eine weitere Zeile, die Sie aber nur benötigen, falls Sie eines der Dokumente abweichend gestalten möchten.
In den Standart-Einstellungen beziehen sich alle Layouts auf das Basislayout, da bei jedem Layout das Basislayout als Standard angegeben ist. Eine Layout-Option wird vom Basislayout übernommen, wenn das Kontrollkästchen daneben aktiviert ist. Das Basislayout selbst bezieht sich nicht auf ein anderes Layout und das Auswahlmenü “Basiert auf” ist in diesem Fall leer.
Sie können für alle Layouts aus verschiedenen Vorlagen wählen, Ihr eigenes Logo einfügen, ein Hintergrundbild wählen, Textbblöcke im Fußbereich anlegen und weitere Optionen aktivieren bzw. deaktivieren.
Logo
Das Logo kann aus einem eingefügten Bild/Firmenlogo bestehen, oder auch nur aus der Firmenbezeichnung. Bestimmen Sie die Größe und Ausrichtung des Textes. Soll kein Logo angezeigt werden, entfernen Sie bitte den Logo-Text.
Hintergrundbild
Wenn Sie Ihre Dokumente mit einem Wasserzeichen versehen möchten, oder schon ein individuelles Briefpapier oder Layout haben, können Sie hier über “Datei auswählen” beispielsweise Ihr Briefpapier als Bild verknüpfen. Das ausgewählte Hintergrundbild erscheint auf den exportierten PDF-Dokumenten und wird auch mit ausgedruckt, wenn Sie das Kästchen “Hintergrund drucken” aktivieren. Wenn Sie das Kästchen “Wasserzeichen drucken” aktivieren, wird die Aufschrift “KOPIE” (bei Zweitschriften) oder “STORNIERT” (bei stornierten Rechnungen) angezeigt.
Fußzeile – Textbausteine
Die Fußzeile besteht aus Gruppen für Anschrift, Kontaktdaten, Bankverbindung, Gesetzliche Angaben. Die wichtigen Daten sind voreingestellt, können jedoch beliebig erweitert bzw. verändert werden. Manuell oder einfacher mit der Funktionstaste fx..
Sonstiges
Die Artikelnummer wird standardmäßig nicht mit ausgedruckt. Sollten Sie individuelle Wünsche bezüglich des Rechnungslayouts haben, kann dies gerne per Mail oder Telefon mit dem Supportteam besprochen werden. Welche Spalten angezeigt und mit ausgedruckt werden sollen können Sie unter dem Balken “Spaltenanzeige” einstellen.
Individuelle Layouts für die Dokumente
Nachdem das Basislayout eingerichtet wurde, übernimmt das Programm diese Einstellungen automatisch für alle Dokumente.
Sollten die Gutschriften ein anderes Layout haben, entfernen Sie das Häkchen bei Basislayout und richten Sie das Dokument so ein, wie Sie wünschen.
Vorlagen
Unter dem Balken “Vorlagen” finden Sie vorgefertigte Vorlagen für das Aussehen der Dokumente. Hier können Sie sich Ihre Wunschvorlagen aus den Optionen “Design”, “Kopfgestaltung” und “Tabellenstil” zusammenstellen.
Logo
Unter “Logo” können Sie im Dokumentenkopf Ihr Firmenlogo einsetzen. Mit den Feldern “Max Höhe” und “Max Breite” können Sie die Größe des Logos auf die eingestellten Werte begrenzen. Dabei bleibt das Seitenverhältnis des Logos unverändert. In dem Feld “Kopfzeile” steht nach Registrierung Ihrer Firma automatisch Ihr Firmenname drin, welcher dann oben auf dem Dokument angezeigt wird. Wenn dieser aber schon in Ihrem Logo enthalten ist, dann können Sie ihn hier entfernen.
Hintergrundbild / Wasserzeichen einfügen
Um ein Hintergrundbild oder Wasserzeichen einzufügen, klicken Sie in der linken Seitenleiste auf “Einstellungen” und wählen dann den blauen Reiter “Layouteinstellungen”.
Hier klicken Sie auf das jeweilige Layout, bzw. das Basislayout.
Unter “Datei auswählen” können Sie auf Ihrem Computer nach einem Bild suchen oder über “löschen” auch ein vorhandenes Hintergrundbild entfernen.
Das ausgewählte Hintergrundbild erscheint auf den exportierten PDF-Dokumenten und wird auch mit ausgedruckt, wenn Sie das Kästchen “Hintergrund drucken” aktivieren.
Diese Option ist praktisch, wenn Sie zum Beispiel ein eigenes, vorgedrucktes Briefpapier haben und über das Hintergrundbild das gleiche Layout auch in Ihre PDF-Dokumente einbringen wollen.
In dem Fall wählen Sie Ihr Briefpapier als digitales Bild in A4-Größe aus und entfernen das Häkchen “Hintergrund drucken” um es nur auf PDF-Dokumenten anzeigen zu lassen, nicht jedoch auf Papierdrucken.
Wichtig ist, dass die Bilddatei nicht größer als 1 MB ist und das Format JPG oder PNG hat. TIFF-Dateien unterstützt das Programm nicht. Auch wenn die meisten Bilder im RGB-Modus sind, sollte man bei Problemen prüfen, ob das der Fall ist, da es bei Bildern im CMYK-Modus zu Problemen kommen kann.
Wenn Sie das Kästchen “Wasserzeichen drucken” aktivieren, wird die Aufschrift “KOPIE” (bei Zweitschriften) oder “STORNIERT” (bei stornierten Rechnungen) angezeigt.
Fußbereich
Die Option unter dem Balken “Fußbereich” erlaubt es Ihnen, Ihrem Dokumentenfuß frei formulierbare Texte hinzuzufügen. Es gibt bis zu vier verschiedene Textblöcke, die im fertigen Dokument als vier Spalten im Fuß erscheinen. Die hier in eckigen Klammern gefassten Ausdrücke sind sogenannte Textfunktionen, welche die an anderer Stelle im Programm angegebenen Daten automatisch an der gewünschten Stelle einfügen.
Wenn Sie in einem der Textblöcke auf das Symbol “fx” klicken, können Sie unter vielen verschiedenen Textfunktionen wählen, die Sie an jeder beliebigen Stelle in Ihrem Text einsetzen können.
Spaltenanzeige
Unter dem Balken “Spaltenanzeige” können Sie steuern, ob Informationen in einem Dokument angezeigt werden oder nicht. Das sind die Spalten für die Artikelnummer, die Artikelposition, die Menge, den Gesamtbetrag, die Umsatzsteuer, den Rabatt, die Einheit oder auch das Datum im finalen Dokument angezeigt werden sollen oder nicht.